Wat een bedrijfskaart is (en wat niet)
De bedrijfskaart is een chipkaart voor de digitale tachograaf die de vervoerder identificeert. Deze werkt als een sleutel: hiermee kunt u de tachograaf aan uw bedrijf vergrendelen en de gegevens van uw voertuigen weergeven, afdrukken en gegevens uit de tachograaf downloaden. Deze slaat geen gegevens op over de ritten of activiteiten van bestuurders – de kaart registreert alleen het eigen gebruik, zoals bedrijfsvergrendelingen en downloads.
De kaart is niet gekoppeld aan een specifiek voertuig. Eén kaart is geschikt voor elk voertuig met een digitale tachograaf dat u gebruikt. Verwar deze niet met de bestuurderskaart (persoonlijk, op naam van de bestuurder), de werkplaatskaart (voor erkende werkplaatsen) of de controlekaart (voor handhavers).
Een bedrijfsprofiel in zoekmachines of op kaarten heeft niets te maken met tachografen. Deze gids behandelt alleen de chipkaart voor de digitale tachograaf volgens Verordening (EU) nr. 165/2014.
Wie heeft een bedrijfskaart nodig
Elke vervoerder wiens voertuigen onder de tachograafplicht vallen, heeft een bedrijfskaart nodig – zonder deze kunt u de bedrijfsvergrendeling in de tachograaf niet activeren of gegevens uitlezen.
Vanaf 1 juli 2026 wordt de groep vervoerders groter. Tachografen, en dus ook bedrijfskaarten, zijn dan ook verplicht voor voertuigen en voertuigcombinaties met een toegestane maximummassa van meer dan 2,5 ton die worden gebruikt voor internationaal goederenvervoer of cabotage. Wat telt is hoe het voertuig wordt gebruikt – er gelden vrijstellingen, bijvoorbeeld voor bepaald eigen vervoer. De nieuwe regel breidt de tachograafplicht niet uit naar uitsluitend binnenlands goederenvervoer met voertuigen van meer dan 2,5 ton tot en met 3,5 ton. Voertuigen zwaarder dan 3,5 ton vallen in principe al onder de tachograafplicht, ook in het binnenlands vervoer, tenzij er een vrijstelling geldt. Details en vrijstellingen vindt u in ons artikel over tachografen voor bestelwagens.
Veel nieuwe vervoerders vragen de kaart aan vanwege wegcontroles en denken dat ze daarmee klaar zijn. De kaart brengt verdere plichten met zich mee: de bedrijfsvergrendeling activeren, regelmatig gegevens uitlezen, deze archiveren en controleren of bestuurders zich aan de rij- en rusttijden houden. Dit alles wordt hieronder stap voor stap uitgelegd.
Hoe u een bedrijfskaart aanvraagt
De procedure wordt door elk EU-land afzonderlijk bepaald, maar de belangrijkste stappen zijn overal hetzelfde:
- Aanvragen in het land waar uw bedrijf is gevestigd – bij de daarvoor bevoegde instantie.
- De aanvraag wordt gedaan door het bedrijf – door de eigenaar, wettelijk vertegenwoordiger of een gemachtigde persoon.
- Bereid bedrijfsgegevens en legitimatie voor – inschrijvingsgegevens van het bedrijf en het identiteitsbewijs van de aanvrager.
- Betaal de kosten en wacht op de levering – van ongeveer een week tot een maand, afhankelijk van het land.
Nederland: Kiwa Register, online met eHerkenning
In Nederland worden alle tachograafkaarten namens de overheid aangevraagd via Kiwa Register. De bedrijfskaart wordt online door het bedrijf aangevraagd met eHerkenning.
- Wie: een bedrijf dat is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK).
- Kosten: € 141,57 inclusief 21% btw, een tarief dat door de overheid is vastgesteld.
- Levering: houd rekening met ongeveer vier weken; in drukke periodes kan dit langer duren.
- Geldigheid: vijf jaar; vernieuwing kan vanaf drie maanden vóór de vervaldatum van de kaart worden aangevraagd.
- Aantal kaarten: maximaal 62 bedrijfskaarten per vestiging.
Overzicht: Nederland en België
De bedrijfskaart wordt uitgegeven door het land waar de onderneming is gevestigd. Overzicht per oktober 2026:
| Land | Uitgegeven door | Hoe aanvragen | Kosten | Officiële pagina |
|---|---|---|---|---|
| Nederland | Kiwa Register, namens de ILT | Online met eHerkenning | € 141,57 incl. btw | kiwaregister.com |
| België | Service DIGITACH (ITLB), namens de FOD Mobiliteit en Vervoer | Online of per post; de onderneming moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) | € 150 incl. btw | digitach.be |
Tarieven kunnen wijzigen – controleer het bedrag op de pagina van de uitgevende instantie voordat u een aanvraag indient. Is uw onderneming in een ander land gevestigd? Vraag de kaart dan daar aan – de Europese Commissie publiceert momenteel geen lijst van deze instanties.
Geldigheid, vernieuwen en verloren kaarten
- Geldigheid: een bedrijfskaart is maximaal 5 jaar geldig.
- Vernieuwen: vraag deze tijdig aan – meestal uiterlijk 15 werkdagen voordat de kaart verloopt.
- Verloren, gestolen of defecte kaart: meld dit onmiddellijk bij de verstrekkende instantie en vraag een vervangende kaart aan.
- Gewijzigde bedrijfsgegevens: bij een naam- of adreswijziging is een nieuwe kaart vereist.
Bewaar de kaart op een plek waar deze niet kan buigen of oververhit kan raken – bij voorkeur in een beschermhoes – en voorkom ongeautoriseerd gebruik.
Hoeveel bedrijfskaarten u nodig heeft
Eén bedrijfskaart is voldoende voor het hele wagenpark. Een vervoerder mag er meerdere bezitten, en in de praktijk loont dit:
- Meerdere vestigingen – elke vestiging kan een eigen kaart hebben, zodat u de kaart niet steeds hoeft mee te nemen.
- Uitlezen op afstand – de bedrijfskaart blijft in de kaartlezer op kantoor. Een tweede kaart is handig voor werkzaamheden bij de voertuigen.
- Back-up – als een kaart defect raakt of verloren gaat, verliest u geen toegang tot uw gegevens terwijl u wacht op een vervangende kaart.
De tachograaf vergrendelen met de bedrijfskaart
De eerste stap na het overnemen van een voertuig is de bedrijfsvergrendeling. Steek de bedrijfskaart in de tachograaf en selecteer de bedrijfsvergrendeling in het menu. De exacte stappen verschillen per fabrikant; raadpleeg hiervoor de handleiding van de tachograaf. U kunt de bedrijfsvergrendeling ook tijdens de inbouw of ijking in de werkplaats activeren, als u de bedrijfskaart meeneemt.
- Wat de vergrendeling doet: andere bedrijven kunnen geen gegevens uitlezen uit de vergrendelde periode. Controleurs en, binnen hun bevoegdheden, werkplaatsen hebben nog steeds toegang.
- Zonder vergrendeling: gegevens uit een niet-vergrendelde periode kunnen met elke bedrijfskaart worden uitgelezen.
- Bij verkoop of retournering van een voertuig: lees eerst de gegevens uit en ontgrendel daarna de tachograaf (bedrijfsvergrendeling opheffen).
Gegevens uitlezen: 90 en 28 dagen
Met de bedrijfskaart hebt u de sleutel tot de gegevens in handen – en de plicht om deze regelmatig uit te lezen. Volgens Verordening (EU) nr. 581/2010:
- Voertuigeenheid (tachograaf): minimaal elke 90 dagen.
- Bestuurderskaart: minimaal elke 28 dagen.
- Archiveren: bewaar de gegevens minimaal 12 maanden (artikel 33 van Verordening (EU) nr. 165/2014) en stel deze op verzoek beschikbaar aan inspecteurs – rechtstreeks of op afstand vanuit uw bedrijf.
Om uit te lezen hebt u een uitleesapparaat nodig: een draagbare downloadsleutel, een uitleesstation op kantoor of uitlezen op afstand zonder het voertuig te bezoeken. Meer vindt u in onze gids over het uitlezen, evalueren en archiveren van tachograafgegevens.
Uitlezen is niet voldoende – u moet evalueren
Dit is waar de meeste nieuwe ondernemers de fout ingaan. Het uitlezen en opslaan van de gegevens voldoet aan de archiveringsplicht, maar niet aan de plicht om uw chauffeurs te controleren. Volgens artikel 10 van Verordening (EG) nr. 561/2006 moet de ondernemer het werk van chauffeurs zo organiseren dat zij zich aan de regels kunnen houden, hen correct instrueren en regelmatig controleren of rij- en rusttijden, pauzes en rustperiodes worden nageleefd. In de praktijk gebeuren deze controles door de uitgelezen gegevens te evalueren.
Met honderden registraties zijn handmatige controles traag en foutgevoelig. TAGRA leest gegevens uit van digitale tachografen en bestuurderskaarten, archiveert deze en signaleert overtredingen automatisch. Het stelt rapporten op voor controles en de salarisadministratie – en het is ook volledig klaar voor bestelwagens. Wie precies gegevens moet evalueren, wordt samengevat in wie tachograafgegevens moet evalueren vanaf 2026.
Probeer TAGRA gratis
Importeer uw eerste tachograaf- en bestuurderskaartbestanden en zie overtredingen in één oogopslag.
Start gratis proefperiode →Veelgestelde vragen
Wat is een bedrijfskaart voor de tachograaf?
Een chipkaart voor de digitale tachograaf die de vervoerder identificeert. Hiermee kan de onderneming de tachograaf voorzien van een bedrijfsvergrendeling en de gegevens ervan bekijken, afdrukken en downloaden. Deze is niet gekoppeld aan één voertuig en slaat geen gegevens op over de activiteiten van bestuurders – deze registreert alleen het eigen gebruik, zoals bedrijfsvergrendelingen en downloads.
Wie moet een bedrijfskaart hebben?
Elke vervoerder wiens voertuigen onder de tachograafplicht vallen. Vanaf 1 juli 2026 geldt dit ook voor vervoerders met voertuigen en combinaties met een toegestane maximummassa van meer dan 2,5 t die worden gebruikt voor internationaal goederenvervoer of cabotage, tenzij er een vrijstelling van toepassing is.
Heb ik een bedrijfskaart nodig voor een bestelbus van meer dan 2,5 t?
Voor een bestelbus of combinatie van meer dan 2,5 t tot en met 3,5 t: ja, vanaf 1 juli 2026, als deze wordt gebruikt voor internationaal goederenvervoer of cabotage en er geen vrijstelling geldt (bijvoorbeeld voor bepaald eigen vervoer). Het voertuig moet dan beschikken over een slimme tachograaf van het type G2V2 en u heeft een bedrijfskaart nodig. Voertuigen van meer dan 3,5 t vallen in principe ook in het binnenlands vervoer al onder de tachograafregels, tenzij er een vrijstelling van toepassing is.
Waar kan ik in Nederland een bedrijfskaart aanvragen?
Online via Kiwa Register, dat namens de overheid alle tachograafkaarten uitgeeft. U logt in met eHerkenning; de onderneming moet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel (KVK).
Wat kost een bedrijfskaart in Nederland?
€ 141,57 inclusief 21% btw. Dit tarief is vastgesteld door de overheid.
Hoe lang is een bedrijfskaart geldig?
Maximaal 5 jaar. Vraag de vernieuwing tijdig aan – doorgaans uiterlijk 15 werkdagen voordat de kaart verloopt.
Kan één onderneming meerdere bedrijfskaarten hebben?
Ja. Eén kaart is voldoende voor het hele wagenpark, maar een onderneming kan er meer bezitten – voor meerdere vestigingen, voor uitlezen op afstand waarbij de kaart in de lezer op kantoor blijft, of als back-up. Alle kaarten worden op naam van dezelfde onderneming uitgegeven.
Hoe stel ik een bedrijfsvergrendeling in op de tachograaf?
Steek de bedrijfskaart in de tachograaf en selecteer de bedrijfsvergrendeling in het menu. De stappen verschillen enigszins per fabrikant, dus raadpleeg de handleiding. Voordat u het voertuig verkoopt of inlevert, dient u de gegevens uit te lezen en de tachograaf te ontgrendelen.
Hoe vaak moeten de gegevens van de tachograaf en de bestuurderskaart worden uitgelezen?
Gegevens uit de voertuigeenheid minstens elke 90 dagen en van de bestuurderskaart minstens elke 28 dagen. Bewaar de gedownloade gegevens ten minste 12 maanden.
Is het voldoende om tachograafgegevens uit te lezen en te archiveren?
Nee. Met archiveren voldoet u aan de bewaarplicht, maar niet aan de controleplicht van bestuurders. Op grond van artikel 10 van Verordening (EG) nr. 561/2006 moet de vervoerder het werk van de bestuurders organiseren, hen instrueren en regelmatig de naleving van rij- en rusttijden en pauzes controleren – in de praktijk door de gedownloade gegevens te evalueren. TAGRA maakt dit eenvoudiger door overtredingen automatisch te signaleren.
Onze onderneming is gevestigd in België – waar vragen we de bedrijfskaart aan?
Bij Service DIGITACH (ITLB), namens de FOD Mobiliteit en Vervoer – online of per post. De onderneming moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Een bedrijfskaart kost € 150 incl. btw.